就活において、会社とのやり取りに欠かせないのがメールです。
たった一通のメールのやり取りだけで、会社の人事部の人から「この応募者はしっかりしてるな」と良い印象を与えることができます。
逆に、悪いメールを送ってしまえば「この応募者に内定を与えてもいいのだろうか…」と思わせてしまいます。
メールは文字だけのやり取りですが、会社と良好な関係を築き就活を成功させるうえでは絶対に外せないマナーなのです。
そこで今回は就活を成功に導くメールマナーを紹介していきます。
どのような流れでメールを書けばいいのか、状況別メール例文も解説するので企業とのメールにイメージが沸かわからない方は目を通して確認してみてください。
まずは絶対にメールを送る前に知っててもらいたい、メールマナーについて解説していきます。
就活メールの基本マナー
メールは、文字だけのやり取りなので、
- 嬉しい
- 楽しい
- 悲しい
- 申し訳ない
- 感謝している
- 怒っている
などの感情が伝わりずらい特徴があります。
あなたが本当に感謝して「面接ありがとうございました。」と会社にメールを送ったとしても、読んだ会社の人は「お礼のメールが来た」くらいにしか思わない可能性が高いのです。
謝罪メールに関してもそうです。
あなたが本気で申し訳ない気持ちでメールを送っても、会社の人は「この就活生は本当に申し訳ないと思っているのか？」と思ってしまう可能性があります。
このように、送った側の感情が伝わりずらいからこそ、メールのやり取りではマナーが絶対に外せないのです。
就活返信マナーは必ず頭に入れておいて、送る前には常に
- 「間違いはないか？」
- 「失礼にはなっていないか？」
という風に必ず確認するようにしましょう。
１．ビジネス敬語は当たり前
ビジネス敬語を間違えるだけできっちりした企業であればある程「この応募者はマナーがなっていない」と思われます。
例えば、
- すいません→すみません、申し訳ありません
- よろしかったでしょうか→よろしいでしょうか
- 大丈夫です→問題ございません
- ご質問があります→質問があります
などなど、
ミスしやすい敬語などがあります。
ミスしてしまうのは知っておくか、そうでないかの差なので時間が空いた時にビジネス敬語を勉強するのがおすすめです。
今では敬語を学べる手軽なアプリもあるので、本をお真理読むのが得意でない方には良いでしょう。
また、間違えやすい敬語やよく使う敬語をまとめた表を作るのも、いざメールの文章を書くときに確認しやすいので便利ですよ。
敬語を正しく使えるようになるまでは多少の時間はかかりますが、慣れるしまうとそのまま面接にも活かせるスキルなので学んでおいて損はないでしょう。
２．Re:マーク付けたままで件名も変えない
返信の際にRe:マークは消さないでください。
件名を変えるのも不要です。
件名をいじらいないことによって、企業側がメールを確認するときにわかりやすくなります。
一見、「メールのRe:を消さないとマナーが悪いのでは？」と思ってしまいますが、ビジネスでは効率性を求められる世界なので、できるだけわかりやすさを優先することが大切です。
会社側にはできるだけメールの件名だけで「あ、この件か」と思われるようなメールを送るのが基本です。
３．返信の時間は短めに
返信の時間をなるべく早くというのは企業と就活生との外せないメールマナーです。
もし、返信が送れてしまえば会社側からにも不真面目やしっかりしていないという印象を持たれかねません。
逆もまたしかりで、送ったメールの返信が遅すぎる会社にはだらしない社員が働いていると思わないですか？
企業から返信を求められているメールが届いたときは、忙しい時もあると思いますが、できるだけ早く企業側が対応している時間帯に送りましょう。
もし、普段スマホなどでメールを見ない場合はメールが使えるアプリをダウンロードして通知設定をONにしておくと、気づくのも早くなるのでおすすめです。
４．メールで質問するときは「？」を使わない
会社に質問を含んだメールを送る時には「？」は使わないようにしましょう。
ビジネス敬語にもなって来るのですが「？」を使うのはビジネスマナーではNGなんですね。
普段、LINEでやり取りする場合は「？」があった方が読み手もわかりやすいですし、「使ってもいいだろう」と思いがちになりやすいですが、会社側にカジュアルな印象を与えてしまいます。
癖で使ってしまう時があるので、質問を含んだメール作成の時には必ず確認をするようにしましょう。
メールのやり取りはどこまで返せばいいかはない
メールのやり取りをどこまでするかには決まったルールはありません。
返信しないといけないメールはしないといけませんし、キリの良いところでメールが終わればそれでいいからです。
企業側から「また何かございましたらメールください」的なメールが来たら、あなたの返信を特に企業側も求めていないと分かります。
もし、返信がしたほうが安心するのであれば感謝のメールなど無難な内容を送ればいいでしょう。
宛名と署名は必ず付ける
宛名とは相手が所属している以下の３つです。
- 企業
- 部署
- 氏名
例を出すと、
株式会社〇〇〇
人事部 内定太郎 様
のように書き、基本的には文頭に使います。
署名とは宛名とは反対にあなたの情報です。
基本的には以下になります。
- あなたが通っている大学
- 学部
- 学科
- 氏名
- メールアドレス
- 携帯電話番号
- 自宅の電話番号
自宅の番号などすべて書き込めとまではいきませんが、心配ならつけて大丈夫です。
例は
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
のように書き、文章終わりにいれるといいでしょう。
署名の方はあなたの情報なのでスマホのメモに保存していたり、パソコンに保存していたりすると同じ文章を撃ち込ま手間がン爆なるのでおすすめです。
返信は前の本文を残しておく
メールを返信する際は、送られてきた会社側のメールの内容を消さない引用返信をしましょう。
もし、メールを担当している人事部の方が複数人の応募者達と同じようなメールのやり取りをしているので、どのようなやり取りをしているか不明になってしまう時があります。
このどんな内容かをスムーズに把握してもらうためにも引用返信を利用してください。
「消した方がしっかりしているのではないか」ともメールを作成する際には思いますが、引用返信ボタンを押して内容を作成するのが良いでしょう。
見やすい文章で仕上げる
メールの内容はできるだけスッキリさせて、ダラダラと文章を長くしないようにしてください。
必要最低限の相手の気遣いも大切ですが、文章があまりにも長く続くと確認する企業の人事部の方たちにもストレスが溜まります。
先ほども書いたのですが内容が多くなる場合は箇条書きで見やすくしたり、ある程度できる範囲で見やすいメールというのを心がけましょう。
メールアドレスの基本は大学のを使う
あまりごちゃごちゃしたメールアドレスは会社側とのやりとりには適していません。
複雑なメールアドレスにしてしまうと迷惑メールのフォルダに振り分けられたりします。
一番いいのは大学から与えられたメールアドレスが使い勝手もいいですし、迷惑メールのフォルダに振り分けられることもないのでおすすめです。
もし、大学で使っているメールアドレスではわかりづらい、またはないという場合は１０分程度でG-mailなどのフリーアドレスも作れますので試してみるといいでしょう。
その際に、できるだけ初期設定のややこしいアドレスではなく、スッキリしたアドレスを考えるといいですよ。
就活メールの文章の流れ
次に紹介するのがメールの構成マナーです。
基本のマナーを抑えたところで、次に行うのが実際に文章を作っていく流れを抑えていきます。
基本マナーはいわば相手に「常識がない」と思われないメール文章術です。
そして、文章の流れを知って実践するということは、企業側のメールを見る人達にできるだけ「気遣いができる人だ」と思わせる役割になります。
内容本文の流れも知って企業側に「この人はできる」というプラスイメージを与えていきましょう。
主にここで紹介する本文の流れは以下の4ステップです。
- 軽い挨拶
- メールを送った目的
- 目的の理由付け
- 相手の気遣い
１ステップごとに順に詳しく説明していきます。
また、後半には状況別例文集も紹介するのでイメージするのが難しいと思った方は、そちらもご活用ください。
１ステップ 軽い挨拶
初めは本文に軽く挨拶をします。
その際にはできるだけ簡潔に書くのと、わかりやすさを心がけてください。
例で言うと、
「お世話になっております。
○○大学▢▢学科△△学部の
○○と申します。」
という形や
「先日の企業説明会はありがとうございました。
○○大学▢▢学科△△学部の
○○と申します。」
など、基本は「お世話になりました。」で大丈夫です。
少し変化を付けたい時や人事の人に仲良くしてもらったのであれば「先日の・・はお世話なりました／ありがとうございました。」など少し親しみが持てるお礼などの文を使ってもいいでしょう。
２ステップ メールを送った目的
次にメールを送った目的を作ります。
基本的には、送る目的によって最初に感謝の言葉、または謝罪の言葉を入れます。
例えば書類選考に通って、面接可能日のメールであれば、
「次の面接選考ですがご指示いただいた、
○月○日 14：00～
に貴社にお伺いさせてもらいます。」
などのように、メールの目的を書きます。
３ステップ目的の理由付け、または決意
これは特に選考辞退の時や面接日程再調整など、何かしら企業側にあなたの不都合を対応してもらう際に必要になることが多いステップです。
このステップを必要としないメールもありますので、例文と照らし合わせてコツを掴んでもらえたらと思います。
詳細にとまでは言いませんが、「学期末試験のため」「卒業にかかわるプレゼンがあるため」など本当に行けない理由を伝えましょう。
あまりに適当なウソ言ってぼろが出るのであれば、正直に伝えて謝るほうが無難です。
そして、２ステップで理由が必用ない場合があります。
そんな時は、理由の代わりに今後どうするかの決意を本文に入れるか、ステップ３を使わない場合があります。
３ステップは臨機応変に対応するのが一番いいので、強引に入れようとしなくても大丈夫です。
後半にも決意を使った例文や３ステップをなしにした例文もあるので参考にしてみてください。
４相手への気遣い
最後に相手への対応してもらった場合の気遣いの言葉を添えましょう。
面接日程調整なのであれば、
「お忙しい中、ご連絡ありがとうございます。」
というような形で良いですし、こちらに非があってのメールであれば、
「個人的な都合で、ご迷惑をおかけっして申し訳ございません。」
と送るといいでしょう。
【状況別】就活メール例文
状況別メール例文を紹介します。
使用する場合にはアレンジをしつつ真似するのがおすすめですが、文字の場合だとどうしてもアレンジが難しくなります。
ですので、無理のないアレンジで構いませんし、状況が同じでアレンジしようがない場合は真似してもいいでしょう。
１．会社訪問へ行くアポ
件名：貴社訪問のお願い
本文：
突然のご連絡失礼します。
私は、△△大学◆◆学部の○○と申します。
この度は貴社を訪問させて頂きたく、メールさせて頂きました。
貴社の○○〇に興味を持ち、ぜひ貴社から会社訪問させていただけれたらと思っております。
突然のお願い大変恐縮ですが、ご検討の頂けると幸いです。
２．会社訪問後のお礼
件名：会社訪問のお礼
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
ご多忙の中、本日はありがとうございます。
貴社に訪問させてもらいました○○です。
お伺いした話の、○○に興味が増し、大変有意義な時間をありがとうございます。
特に○○の△△にはすごく驚きました。
本日は本当にありがとうございました。
３．会社説明会へ行く前
件名：会社説明会の日程
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。
○○大学の○○です。
本日は宜しくお願いします。
○月○日〇時に履歴書を持参し、（会場名）にお伺いします。
貴重なお話楽しみにしております。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
４．会社説明会のお礼
件名：会社説明会のお礼 ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
先日の○○で開かれた企業説明会に参加させていただきました、
○○大学の○○でございます。
先日は貴重なお話をありがとうございました。
○○業界の今後の流れや、貴社の成長戦略について学ぶことができ、
実りの時間にすることができました。
また、質問の対応も丁寧で、より一層に貴社への熱意が伝わり、
一緒に仕事をしたいと思いました。
頂いた資料を熟読しなおし、理解を深くします。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
５．インターンのお礼
件名：インターンシッププログラムのお礼
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
△△様
お世話になっております。
○○と申します。
この度は貴重なご機会ありがとうございました。
実際に業務を体験すると、予想していたよりも大変で、より柔軟にかつお客様の気持ちを汲み取る大切さを実感することができました。
より一層、○○業界の奥深さを知り、魅力に感じるようになりました。
また、休憩中には周りに馴染めない私に暖かく、円滑にコミュニケーションを取れるようにフォローしてもらありがとうございます。
おかげで、他のポジションの役割など、いろいろな貴重なお話も聞くことがで、進路を選択するうえでとても有益な敬虔を得ることができました。
改めて、○○業界の一線で活躍する貴社でご縁をいただけたらなと思います。
まずは、貴重な経験のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
６．問い合わせしたい
件名：○○年度の新卒採用予定について
本文：
株式会社○○ 担当者 様
突然のご連絡失礼いたします。私は○○大学○○学科の○○と申します。
この度は貴社の△△年度の新卒採用予定についてお伺いしたくメール致しました。
もし、貴社の○○年度の新卒採用予定があるのでしたら、応募したいと思っております。
ご多忙の中恐れ入りますが、ご連絡を何卒よろしくお願いします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
７．お問い合わせへの対応していただいたお礼
件名：Re:（前回送った件名）
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
△△様
お世話になりす。
○○大学○○学部の○○です。
ご多忙の中、新卒採用予定についてのご連絡ありがとうございます。
新卒募集開始のため日々精進していきます。
今後ともよろしくお願いします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
８．OB訪問の申し込み
件名：OB訪問のお願い ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
突然のご連絡失礼します。
○○大学○○学部の○○△△と申します。
私は○○業界に非常に興味を持っており、キャリアセンターの名簿で○○様のことを知り、
実際の仕事内容や、やりがいをお伺いしたくOB訪問のご依頼でご連絡させてもらいました。
数ある○○業界の会社の中から、
貴社の過去から今現在までの携わっている事業にすごく惹かれております。
ご多忙だとは存じますが、もしお時間をいただけるようであれば、
- ○月○日
- ○月○日
- ○月○日
- ○月○日
のどれかでご都合の良い日時にお話し伺えないでしょうか。
上記で調整が難しい場合は、お手数ですが○○様のご希望の日程を、
２から3候補日としてお知らせいただけないでしょうか。
突然の書中でのお願い大変恐縮ですが、ご検討いただけると幸いです。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
９．OB訪問のお礼
件名：OB訪問のお礼 ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
本日はご多忙の中、ありがとうございます。
お話をお伺いさせてもらいました○○です。
詳しい仕事内容や、やりがいなど貴重なお話をありがとうございます。
ますます、○○業界に興味を持ち、貴社に働きたいという思いが強くなりました。
これからは貴重な話を参考に、さらに企業研究を進めて貴社への理解を深めていこうと思います。
また、ご相談させていただくことがあるかもしれませんが、その際はご指導を頂けたら幸いです。
本日は実りある時間頂きましたこと、重ね御礼申し上げます。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
10．OB訪問の人に内定を貰った報告
件名：採用結果のご報告
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。○○大学○○学科の○○です。
この度、○○様が働く貴社から内定をいただけました。
内定を貰えたのは○○様のアドバイスで採用試験を対策できたのが理由の一つだと思っています。
○○様と同じ部署で働くかはまだわからないですが、これからは社会人としてご指導をいただきながら全力で働きたいと思っております。
本当にありがとうございます。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
11．OB訪問の人に不採用の報告
件名：採用結果のご報告
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。○○大学○○学部の○○です。
○○様から貴重なお時間を頂き、私なりに一生懸命の対策し、貴社の採用試験に臨みましたが残念ながら不採用でした。
今後は、○○様のアドバイスで他の企業に挑戦していこうと思っております。
今後とも機会があればよろしくお願いいたします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
12．ES・履歴書の添付メール
件名：応募書類のご提出について／○○添付（名前）
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
△△様
お世話になっております。
○○と申します。
先日ご依頼頂きました履歴書をお送りいたします。
お手数おかけしますが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
13．面接日程連絡メールの返信
件名：面接日程の希望日について
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。
○○大学の○○です。
本日は書類審査通過のご連絡ありがとうございます。
ぜひ次の面接にもお伺いさせていただこうと考えております。
貴社からご提示いただいた日程のうち、下記の日にお伺いします
○月○日 15：00~
ご多忙の中、日程をご調整いただきありがとうございます。
引き続きよろしくお願いします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
14．面接日程再調整
件名：面接日程変更のお願い ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。
○○大学の○○です。
大変恐縮ですが、○月○日15：00~からの面接日程変更のお願いをしたく、
メールでのご連絡させていただきました。
卒業に影響するゼミのプレゼン発表があるため、貴社にお伺いすることができなくなりました。
つきまして下記の日程で再度ご検討できないでしょうか。
- ○月○日 14：00~
- ○月○日 15：00~
- ○月○日 15：00~
- ○月○日 終日
お忙しい中、お手数おかけして申し訳ございません。
ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
15．希望日程の返信が遅れた際の
件名：面接希望日程について ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。○○大学の○○です。
面接希望日程のご連絡遅れてしまい申し訳ありません。
貴社からご提示いただいた日程のうち、下記の日にお伺いします
○月○日 15：00~
引き続きよろしくお願いします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
16．面接当日に遅刻する
件名：面接遅刻について ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。
本日、貴社に面接でお伺いする○○大学○○学科の○○です。
電車内なのでメールで失礼します。
今、JR○○線の△△駅なのですが、人身事故のため車両が停止してしまいました。
出発の目途がまだ立っていないので、本日予定していた○○時からの面接が遅れてしまいます。
貴重なお時間を割いてもらっているにもかかわらず申し訳ありません。
私としては貴社の面接を受けたいと思っているのですが、このまま貴社へ向かわせて頂いて大丈夫でしょうか。
お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
17．面接辞退
件名：面接辞退について ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。
先日、1次面接のご連絡をいただいた○○です。
○月○日に2次面接の約束をしておりましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
ご多忙の中、時間を割いていただいたにも関わらず、申し訳ございません。
本来、直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご健勝を祈念しております。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
18．面接の結果を聞きたい
件名：面接結果について ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。
1次面接を受けさせていただきました○○です。
先日は貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。
選考合否の結果につきまして、何日頃にご連絡をいただけるか、教えていただくことは可能でしょうか。
本来でしたら連絡をいただける予定日に確認すべきところを、このような催促めいたメールを送る形となってしまい申し訳ありません。
ご多忙なところもし分けありませんが、何卒よろしくお願いします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
19．内定通知へのお礼
件名：面接結果について ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。
○○大学○○学科の○○と申します。
本日、貴社から内定のご通知を頂戴し誠にありがとうございます。
喜びと気持ちとこれから頑張ろうと思う気持ちでいっぱいです。
貴社の社員として精一杯頑張りますので、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
20．内定辞退
件名：面接辞退について ○○大学 名前
本文：
株式会社○○
○○部 ○○課
○○様
お世話になります。
○○大学○○学科の○○と申します。
この度は、内定の通知を頂きながらですが、誠に勝手ながら、内定辞退させていただきたくご連絡させてもらいました。
就職活動を続けていく中で、自分の適性を改めて見直した結果、別の会社にご縁を感じ、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形になってしまい誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご健勝を祈念しております。
○○大学̻▢▢学部 △△学科
就活 太郎
TEL:000-1234-5678
syukatu@○○.com
最後に、、、メールマナーが面接にもつながる！
就活メールは細かくこだわればマナーはたくさんあります。
その中から今回は軸とすればいい就活メールマナーや文章の流れを紹介させていただきました。
例文などのテンプレートを丸写しして送るのもいいですが、最終的には自分を表現できる就活メール術をマスターするのがベストです。
自分でメール文章を作成できるようになれば、面接での言葉遣いも意識しなくても正しい敬語で話せるようになります。
就活メールをマスターして周りの就活生より一歩リードしましょう。